Veiledning kontantsalg

 

Allment om krav til kassaapparat og dagsoppgjør ved kontantsalg

1. Regnskap

1.1. Definisjon av kontantsalg

Kontantsalg er definert som salg der kjøpers betalingsforpliktelse overfor selger gjøres opp ved levering, for eksempel ved bruk av kontanter, bankkort eller kredittkort, jf.  Bokføringsforskriften § 5-3-1. Salg via Internett som betales med kredittkort og postordresalg som gjøres opp ved avhenting på postkontoret, er eksempler på salg som omfattes av kontantsalgdefinisjonen.

1.2. Krav til kassaapparat e.l.

Kontantsalg skal registreres fortløpende på kassaapparat, terminal eller annet likeverdig system. Automatiserte ordre-/faktureringssystemer tilfredsstiller kravene til likeverdig system. Bokføringspliktige som normalt selger på kreditt, trenger derfor ikke gå til anskaffelse av et kassaapparat for å håndtere eventuelle kontantsalg. I stedet kan det utstedes en kontantfaktura. Andre løsninger som vil anses som likeverdige er kassaprogramvare for PC, taksameter i taxier og lignende. Internettsalg, postordresalg og lignende må skje via systemer som også fyller kravet til likeverdighet. For at et registreringssystem skal komme inn under betegnelsen annet likeverdig system, må det tilfredsstille alle kravene til funksjonalitet som omtalt under.

Kassaapparatet e.l. skal produsere daterte, nummererte summeringsstrimler (kassaruller) eller tilsvarende rapport, f.eks. registreringsystem i datakasser. Summeringsstrimlene skal angi klokkeslett for hvert enkelt salg. For korreksjoner skal det angis beløp, årsak og antall korreksjoner, jf. Bokføringsforskriften § 5-3-2. Skattedirektoratet har i Skatteinfo 1/2011 uttalt at ved bruk av kassaruller må disse tas ut av kassa når de er brukt opp og merkes med første og siste dag for innslag.

Det skal foreligge en lettfattelig systembeskrivelse av kassasystemets oppbygging og funksjoner, jf. Bokføringsforskriften § 5-3-4.

1.2.1. Krav til kvittering

Kassaapparatet skal kunne skrive ut kvittering til kunden og beløpet som registreres skal være synlig for kunden med mindre dette er vanskelig å gjennomføre. Kvittering skal alltid skrives ut når beløpet som registreres ikke er lett synlig. Kontantsalgsdokumentasjonen skal i utgangspunktet inneholde den samme informasjonen som annet salg, se emnet Allment om krav til salgsdokumenter (fakturaer mv.). Angivelse av kjøper kan fravikes ved kontantsalg fra detaljist. Kjøpers navn skal likevel alltid framgå når:

  • kjøper er bokføringspliktig og varen er beregnet for videresalg eller som direkte innsatsfaktor i produksjon, eller
  • det totale kontantsalget er over kr 40 000 inkl. merverdiavgift.

1.2.2. Krav til papirkvalitet

Når salgsdokumentet utstedes på papir antas det å være god bokføringsskikk at dokumentet utstedes med en trykk- og papirkvalitet som sikrer lesbarheten i hele oppbevaringsperioden på 10 år etter regnskapsårets slutt. Dette kravet vil også gjelde utskrifter fra kassaapparat. Se også Bokføringsloven § 13 fjerde ledd som krever at regnskapsmaterialet skal være tilgjengelig i lesbar form i hele oppbevaringsperioden.

1.2.3. Dokumentasjon av opplæring

Det anses som god bokføringsskikk at alle registreringer som har skjedd i forbindelse med opplæring skal dokumenteres. Det tenkes i denne forbindelse på opplæring som skjer ved å benytte kassaapparatets «treningsfunksjon», ikke ordinært salg som registreres av ansatte som er under opplæring. Dette salget kommer ikke med i den ordinære z-rapporten.

1.2.4. Særskilt for sereveringssteder

Skattedirektoratet har i brev av 30.10.2008 uttalt seg om kravene til registering på kassaapparat i serveringsbransjen, se emne Krav til dokumentasjon av kontantsalg fra serveringssted, samt krav til spesifikasjon i regnskapet.

1.3. Felles kassaapparat

Skattedirektoratet har i uttalelse av 04.01.2006 (oppdatert 05.01.2009) uttalt at regelverket generelt sett ikke er til hinder for at flere bokføringspliktige kan benytte felles kassaapparat under følgende forutsetninger:

  1. Omsetningen registreres på en slik måte at z-rapporten(e) viser omsetningen til den enkelte leverandør.
  2. Kontantene holdes atskilt for hver enkelt leverandør, slik at det kan foretas individuelle dagsoppgjør.
  3. Den enkelte leverandør oppbevarer dokumentasjon for sine transaksjoner (kassaruller), enten ved at disse lagres elektronisk i systemet, eller ved at de skrives ut. Det samme gjelder dokumentasjon for dagens omsetning / kassaoppgjøret (z-rapporter mv.).

1.4. Dagsoppgjør

1.4.1. Summeringsstrimler (z-rapporter)

1.4.1.1. Generelt

Det skal daglig utarbeides daterte, nummererte summeringsstrimler (z-rapporter) eller tilsvarende rapport. Også tilsvarende rapporter må være daterte og nummererte, selv om det det er innlagt andre kontroller i systemet. Rapportene kan enten lagres i systemet, slik at de til enhver tid kan skrives ut, eller skrives ut ved daglig opptelling av kassen. Klokkeslett for utkjøring skal framgå av rapporten, jf. Bokføringsforskriften § 5-3-3.

Dagsoppgjøret skal bokføres i regnskapssystemet. Bokføringen må følge de ordinære kravene til ajourføring, jf.Bokføringsloven § 7, dvs at det må foretas daglig registrering i regnskapssystemet. Ifølge God bokføringsskikk GBS 12 skal alle dagsoppgjørene fremkomme enkeltvis i bokføringsspesifikasjonen (bilagsjournalen). Dette er ikke til hinder for at spesifikasjonen kan framkomme i en egen rapport, for eksempel ved bruk av et regneark. Rapporten vil da bli en del av bokføringsspesifikasjonen, og må inneholde dokumentasjonsdato og dokumentasjonshenvisning (bilagsnummer).

1.4.1.2. Særskilt for hårpleie, frisørvirksomhet og skjønnhetspleie

Daterte nummererte summeringsstrimler eller tilsvarende rapporter innen bransjen hårpleie, frisørvirksomhet og skjønnshetspleie skal vise omsetning pr. ansatt fordelt på varesalg og behandlingsinntekter, jf. Bokføringsforskriften § 8-3-2.

1.4.1.3. Særskilt for serveringssteder

Daterte summerte summeringsstrimler eller tilsvarende rapporter innen bransjen serveringsteder der det foregår servering av øl, vin eller brennevin skal skrives ut eller lagres i systemet ved dagens slutt (og ikke neste dag), jf. Bokføringsforskriften § 8-5-3.

1.4.2. Daglig avstemming

Det skal foretas en daglig avstemming mellom innslått kontantsalg og opptalt kassebeholdning. Skattedirektoratet har i Skatteinfo 1/2011 uttalt at avstemmingen skal vise kontanter i kassa ved oppstart, kontantsalg i løpet av dagen (z-rapport), uttak eller innskudd av kontanter i løpet av dagen og opptalt kassabeholdning. Avstemmingen skal dateres og det skal fremgå hvem som har foretatt opptellingen. Eventuelle differanser skal forklares.

1.5. Unntak fra kravet til kassaapparat

 

1.5.1. Ambulerende eller sporadisk kontantsalg

Kravet til kassaapparat gjelder ikke bokføringspliktige som har ambulerende eller sporadisk kontantsalg, når denne omsetningen ikke overstiger 3 ganger folketrygdens grunnbeløp (fra 1. mai 2013 kr 255 735 ) ekskl. mva. Skattedirektoratet har i uttalelse av 04.01.2006 (oppdatert 05.01.2009) og uttalelse av 10.01.2006 (oppdatert 05.01.2009) uttalt seg om forståelsen av begrepene «ambulerende» og «sporadisk» kontantsalg. Ambulerendevirksomhet er virksomhet som ikke drives fra fast tilrettelagt utsalgssted. Sporadisk kontantsalg er knyttet opp mot at virksomheten som hovedregel har annen type salg, men unntaksvis mottar betaling kontant. Bokføringspliktige som oppfyller disse vilkårene kan dokumentere kontantsalget fortløpende i innbundet bok, der sidene er forhåndsnummerert, eller ved gjenpart av daterte forhåndsnummererte salgsbilag, jf. Bokføringsforskriften § 5-4. Se også emne Krav til dokumentasjon av kontantsalget ved ambulerende eller sporadisk kontantsalg

 

1.5.2. Salg fra automater

Skattedirektoratets uttalelse av 26.01.2006 (oppdatert 05.01.2009) og God bokføringsskikk GBS 3 uttaler seg om legitimasjon av salg fra automater, bl.a. salg av småvarer som sjokolade, frukt, smørbrød mv., salg av hygieneartikler og utleie av dusj, boblebad og solsenger, hvor det ikke er mulig å dokumentere kontantsalget ved kassaapparat, terminal e.l. Skattedirektoratet mener i slike tilfeller at opptalt kontantbeholdning må avstemmes mot tilgjengelige opplysninger fra automaten. Dette kan være registrert beløp iht. telleverk eller registrert bruk (tid) av gjenstanden det betales for. Dersom automaten ikke registrerer slike opplysninger, kan det ved varesalg være et alternativ å etablere et system hvor opptalte kontanter sammenholdes med verdien av varer som påfylles. Dokumentasjonen for kassaoppgjøret må vise avstemmingen og underbygges med evnt. opplysninger fra automatens telleverk e.l. Oppgjøret skal dateres og det skal fremgå hvem som har foretatt oppgjøret, jf.Bokføringsforskriften § 5-3-3 annet ledd.

 

1.5.3. Salg fra ubetjente salgssteder

Ved salg fra ubetjente salgssteder, har Skattedirektoratet i uttalelse av 14.03.2006 (oppdatert 06.01.2009)akseptert enklere former for dokumentasjon av kontantsalget enn det som framgår av Bokføringsforskriften § 5-3-2(registrering på kassaapparat, terminal e.l.) og Bokføringsforskriften § 5-1-1 (salgsdokumenters innhold). Som eksempler på slike kontantsalg er nevnt bompenger for bruk av private fjellveger, betaling for bruk av parkeringsplasser, proviant på ubetjente turisthytter og salg fra ubetjente gårdsbutikker. Se mer i emne Krav til dokumentasjon av kontantsalget og kassaoppgjøret ved ubetjente salgssteder.

 

1.5.4. Dispensasjon

Ifølge Bokføringsforskriften § 5-4 kan Skattedirektoratet (delegert myndighet) også i enkeltsaker gi unntak fra kravet til kassaapparat. Søknad om slikt unntak sendes Skattedirektoratet, seksjon for foretakskatt, Postboks 9200, Grønland, 0134 Oslo. Skattedirektoratet har i artikkel av 30.06.2009 (oppdatert 06.07.2010) redegjort for sin dispensasjonspraksis på områder hvor det har vært mange søknader, herunder søknader om dispensasjon fra kravet om kassaapparat, terminal eller annet likeverdig system, og hvilke opplysninger søknader om slik dispensasjon bør inneholde.

 

 

Denne veiledningen er hentet fra Sticos Oppslag, utgitt av Sticos AS